Käsittelemme tietojasi turvallisesti ja vastuullisesti

EU:n tietosuoja-asetuksen mukaan organisaation, kuten Sleyn, tulee kertoa sinulle, kuinka tietojasi tallennetaan ja käytetään. Me käsittelemme henkilötietojasi vastuullisesti ja turvallisesti. Lue siitä lisää tästä.

Päivitetty 10.1.2024

Rekisterin pitäjä

Suomen Luterilainen Evankeliumiyhdistys ry (Sley) Fredrikinkatu 42, PL 184, 00181 Helsinki
puh. 09 251 390, sley@sley.fi

Rekisterin nimi

Sleyn asiakasrekisteri (sisältäen Tietopiirin TP Fons, Jaicomin YAP ja Kayak, Whistleblower Partnersin Nordic Whistle)

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisterin käyttötarkoitus on yhdistyksen asiakasrekisterin ylläpitäminen, asiakkaiden tilausten hallinnointi, arkistointi ja käsittely sekä asiakassuhteen hoitaminen.

Tietoja voidaan käyttää yhdistyksen toiminnan kehittämiseen, tilastollisiin tarkoituksiin ja henkilökohtaisemman kohdennetun sisällön tuottamiseen verkkopalveluissamme. Henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen sallimissa ja edellyttämissä rajoissa.

Rekisterin tietoja voidaan käyttää yhdistyksen omissa rekistereissä esimerkiksi mainonnan kohdistamiseen luovuttamatta henkilötietoja ulkopuolisille tahoille. Yhdistys saattaa käyttää asiakas- ja palvelusuhteen ylläpitämiseen yhteistyökumppaneita, jolloin osia rekisteritiedoista saatetaan siirtää yhteistyökumppanin palvelimille teknisten vaatimusten vuoksi. Tietoja käsitellään ainoastaan yhdistyksen asiakassuhteen ylläpitämiseen teknisten rajapintojen kautta.

Yhdistyksen on oikeus julkaista asiakasrekisterin sisältämiä tietoja sähköisenä tai kirjallisena luettelona, ellei asiakas sitä erityisesti kiellä. Luettelolla tarkoitetaan tässä tapauksessa esim. postitustarroja suoramainoksiin tai vastaavia. Asiakkaalla on oikeus kieltää tietojen julkaiseminen ilmoittamalla siitä yhdistyksen asiakaspalveluun, sähköpostitse (sley@sley.fi) tai rekisterin yhteyshenkilölle.

Käsittely perustuu sopimukseen.

Oikeutetun edun peruste

Asiakassuhde

Kyseessä olevat henkilötietoryhmät

Asiakasrekisteri

Vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

Rekisterinpitäjän henkilöstö sekä ulkoistuskumppanit soveltuvin osin

Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisteri sisältää seuraavia tietoja:

• Henkilön etu- ja sukunimi
• Edustamansa yhteisö
• Sähköpostiosoite
• Postiosoite
• Puhelinnumero
• Tiedot aikaisemmista tilauksista
• Ilmoitettu sukupuoli
• Tunnistetiedot (asiakasnumero)
• Lupatiedot
• Asiakkuussuhteen päättymistiedot
• Laskutukseen ja perintään liittyvät tiedot
• Suoramarkkinointiluvat ja -kiellot

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaan tekemistä rekisteröitymisistä sekä asiakassuhteen aikana asiakkaan tekemistä ilmoituksista.

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa. Henkilötietoja ei siirretä Euroopan Unionin ulkopuolelle, ellei se ole yhdistyksen tai sen yhteistyökumppanin teknisen toteutuksen varmistamiseksi tarpeellista. Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Henkilötietojen säilyttämisaika

10 vuotta asiakkuuden päättymisestä lukien.

Nordic Whistle -ilmoituskanavan kautta lähetettyjen tietojen säilytysaika riippuu tapauksesta ja siitä, millaisiin toimiin tapaus johtaa. Tiedot poistetaan heti, kun niillä ei ole enää merkitystä viranomaisten dokumentointivaatimusten kannalta, esimerkiksi työoikeudelliset riidat jne. Perusteettoman raportin sisältämät tiedot poistetaan 90 päivän kuluessa lopullisesta arvioinnista

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Asiakasrekisterin tiedot ovat ainoastaan yhdistyksen käytössä.

Tietoja ei luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle tai sen yhteistyökumppaneiden käyttöön, paitsi perintään tai laskutukseen liittyvissä asioissa sekä lainsäädännön velvoittaessa.

Rekisteröityneen henkilötiedot hävitetään käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut tai perintätoimet estä tietojen poistamista.

Nordic Whistle -ilmoituskanavan kautta lähetetyt tiedot voidaan luovuttaa viranomaisille, jos ilmoitus johtaa viranomaisilmoituksen tekemiseen.

Rekisterin suojauksen periaatteet A: Manuaalinen aineisto

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa ja paloturvallisissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Rekisterin suojauksen periaatteet B: ATK:lla käsiteltävät toiminnot

Ainoastaan määrätyillä yhdistyksen ja sen lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on oikeus

käyttää asiakasomistaja- ja asiakasrekisteriä ja ylläpitää sen tietoja. Kullakin määritellyllä käyttäjällä on oma

henkilökohtainen käyttäjätunnus ja salasana.

Järjestelmä on suojattu palomuurilla, joka suojaa ulkopuolelta tulevia

yhteydenottoja järjestelmään.

Evästeet

Voimme käyttää sivuillamme evästeitä (”cookies”). Eväste on pieni, käyttäjän tietokoneelle lähetettävä ja siellä säilytettävä tekstitiedosto. Evästeet eivät vahingoita käyttäjien tietokoneita tai tiedostoja. Evästeiden käytön ensisijaisena tarkoituksena on parantaa ja mukauttaa vierailijan käyttökokemusta sivustolla sekä analysoida ja parantaa sivuston toimivuutta ja sisältöä.

Evästeiden avulla kerättyjä tietoja voidaan myös hyödyntää viestinnän ja markkinoinnin kohdentamisessa sekä markkinointitoimenpiteiden optimoinnissa. Vierailijaa ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeiden avulla saatua tietoa voidaan kuitenkin liittää käyttäjältä mahdollisesti muussa yhteydessä saatuihin tietoihin, esimerkiksi käyttäjän täyttäessä lomakkeen sivustollamme.

Evästeiden avulla kerätään seuraavan laisia tietoja:

• vierailijan IP-osoite
• vierailun ajankohta
• selatut sivut ja sivujen katseluajat
• vierailijan selain

Sinun oikeutesi

Sivuillamme vierailevalla käyttäjällä on mahdollisuus koska tahansa estää evästeiden käyttö muuttamalla selaimensa asetuksia. Useimmat selainohjelmat mahdollistavat eväste-toiminnon poiskytkemisen ja jo tallennettujen evästeiden poistamisen.

Evästeiden käytön estäminen saattaa vaikuttaa sivuston toiminnallisuuteen.

Tarkastusoikeus, eli oikeus saada pääsy henkilötietoihin

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä tietoja hänestä on rekisterissä. Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisena ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalveluun tai rekisterin yhteyshenkilöön suomeksi tai englanniksi. Tarkastuspyyntö on allekirjoitettava.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta varten ottamalla yhteys yrityksen asiakaspalvelupisteeseen.

Oikeus siirtää järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyllä on oikeus siirtää omat tietonsa järjestelmästä toiseen.

Siirtopyynnön voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Oikeus vaatia tiedon korjaamista

Rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta

virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto on oikaistava, poistettava tai täydennettävä.

Korjauspyyntö tulee tehdä omakätisesti allekirjoitetulla kirjallisella pyynnöllä yhdistyksen asiakaspalveluun tai henkilörekisterin ylläpitäjälle.

Pyynnössä tulee yksilöidä mitä tietoja vaaditaan korjattavaksi ja millä

perusteella. Korjaaminen toteutetaan viivytyksettä.

Virheen korjaamisesta ilmoitetaan sille, jolta virheelliset tiedot on saatu tai jolle tiedot on luovutettu.

Korjauspyynnön epäämisestä rekisterin vastuuhenkilö antaa kirjallisen todistuksen, jossa mainitaan syyt, joiden vuoksi korjauspyyntö on evätty. Asianomainen voi saattaa epäämisen

tietosuojavaltuutetun ratkaistavaksi.

Rajoittamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää tietojenkäsittelyn rajoittamista esim. jos rekisterissä olevat henkilötiedot ovat virheelliset. Yhteydenotot rekisterin vastuuhenkilölle.

Vastustamisoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää häntä koskevia henkilötietoja sekä rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen oikaisemista tai poistamista. Pyynnöt voi osoittaa rekisterin yhteyshenkilölle.

Mikäli toimit yritys- tai organisaation yhteyshenkilönä, ei tietojasi voida poistaa tänä aikana.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Mikäli katsot, että sinua koskevassa henkilötietojen käsittelyssä on rikottu tietosuoja-asetusta, niin sinulla on oikeus tehdä kantelu valvontaviranomaiselle.

Kantelun voit tehdä myös siinä jäsenvaltiossa, jossa sinulla on vakituinen asuinpaikka tai työpaikka.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:

Tietosuojavaltuutetun toimisto

PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki

1. 029 56 66700

Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa luovuttaminen ja käsittely suoramainontaa ja muuta markkinointia varten, vaatia tietojen anonymisointia soveltuvin osin sekä oikeus tulla kokonaan unohdetuksi.